Noclegi dla gości weselnych – jak je zorganizować i opisać?

Najpierw ustal, komu zapewniasz nocleg

Nie zawsze trzeba rezerwować pokoje dla wszystkich. Często nocleg dotyczy osób przyjeżdżających z daleka, najbliższej rodziny lub konkretnych grup gości. Ważne, aby zasada była ustalona przed wysyłaniem informacji.

Sprawdź również liczbę miejsc, typy pokoi, możliwość dostawek, śniadanie oraz godziny zameldowania i wymeldowania.

Jakie informacje o noclegu przekazać gościom?

• nazwa obiektu,
• adres i link do mapy,
• odległość od sali,
• kto dokonuje rezerwacji,
• do kiedy trzeba potwierdzić nocleg,
• czy w cenie jest śniadanie,
• godziny doby hotelowej,
• kontakt w razie problemu.

Jeśli rozdział pokoi będzie przygotowany przez parę, napisz wprost, że goście nie muszą samodzielnie kontaktować się z hotelem.

Kto płaci za nocleg? Napisz to jasno

To temat, którego nie warto zostawiać w domyśle. Jeżeli nocleg jest opłacony przez parę młodą, można napisać to jednym zdaniem. Jeśli goście pokrywają koszt samodzielnie, podaj cenę i sposób płatności, o ile są już znane.

Niejasność w tej kwestii prowadzi do niezręcznych sytuacji podczas meldowania, więc informację warto przekazać przed przyjazdem.

Nocleg i transport powinny być opisane razem

Jeśli hotel znajduje się poza obiektem weselnym, gość od razu będzie chciał wiedzieć, jak wróci po przyjęciu. Przygotuj godziny autobusów lub informację o innym sposobie transportu.

W przypadku kilku hoteli dobrze wskazać, który kurs obsługuje konkretny obiekt.

Jak zbierać informację, kto potrzebuje noclegu?

Najwygodniej połączyć ją z RSVP. Gość przy potwierdzeniu obecności zaznacza, czy korzysta z przygotowanego noclegu. Para otrzymuje jedno zestawienie zamiast osobnej listy prowadzonej w wiadomościach.

Jeżeli liczba miejsc jest ograniczona, koniecznie podaj termin odpowiedzi i zasady przydzielania pokoi.

Jak pokazać noclegi na stronie ślubnej?

Jeśli jest jeden hotel, wystarczy karta z nazwą, adresem, zasadami i przyciskiem do mapy. Przy kilku obiektach lepsza będzie osobna karta dla każdego z nich.

Nie trzeba kopiować pełnej oferty hotelu. Umieść tylko informacje istotne dla uczestników wesela, a stronę obiektu podlinkuj jako źródło dodatkowych szczegółów.

Co ustalić z hotelem przed przekazaniem informacji gościom?

Zapytaj o termin bezkosztowego zmniejszenia liczby pokoi, godziny recepcji, śniadanie, parking i zasady meldowania późno w nocy. Jeśli wesele kończy się nad ranem, standardowe godziny pracy recepcji mogą mieć znaczenie.

Warto również ustalić, czy hotel potrzebuje listy imiennej i kiedy musi ją otrzymać. Dzięki temu w RSVP można ustawić odpowiedni termin wyboru noclegu.

Co jeśli miejsc noclegowych jest za mało?

Przygotuj drugą opcję w pobliżu i jasno zaznacz, która grupa korzysta z którego obiektu. Jeśli goście rezerwują pokoje samodzielnie, możesz podać kod rabatowy lub hasło rezerwacji, o ile uzgodniliście je z obiektem.

Czy publikować ceny?

Jeżeli goście płacą sami, podanie orientacyjnej lub ustalonej ceny pomaga uniknąć nieporozumień. Jeśli cena może się zmienić, lepiej napisać, że aktualny koszt potwierdza hotel, niż pozostawić nieaktualną kwotę na stronie.